Lås opp fremtiden for e-post: Øk Outlook-effektiviteten med Kutools AI
I den hektiske verden av digital kommunikasjon er effektivitet nøkkelen, og å administrere e-postene dine effektivt kan spare deg for betydelig tid og krefter. Gå Kutools AI for Outlook, et kraftig verktøy utviklet for å forbedre e-postopplevelsen din ved å introdusere intelligente ferdigheter som effektiviserer arbeidsflyten din. Enten du utarbeider e-poster, oversetter innhold eller svarer på meldinger, Kutools AI tilbyr en rekke funksjoner som kan forandre hvordan du samhandler med e-post. I denne opplæringen vil du lære om Kutools AI for Outlook, hvorfor det er et must-ha-verktøy, hvordan du setter det opp og hvordan du integrerer det i din daglige e-postrutine for maksimal produktivitet.
- Eksempler på bruk av Kutools AI i innkommende e-post:
- Eksempler på bruk av Kutools AI i utgående e-post:
Hva er Kutools AI for Outlook?
Kutools AI for Outlook er en avansert funksjon utviklet av ExtendOffice, sømløst integrering av AI-teknologi fra ledende modeller som OpenAI og GoogleAI inn i din daglige e-postrutine. Som en del av en omfattende pakke med løpet 100 verktøy i Kutools for Outlook, det forvandler måten du administrerer og samhandler med e-post. Med sitt intuitive grensesnitt, Kutools AI gir kraftige funksjoner for å øke produktiviteten din både når det gjelder lesing og skriving av e-post.
De Kutools AI ruten kan veksle mellom Lesepanel og Skrivepanel. Innenfor hvert panel kan du enkelt få tilgang til spesialiserte verktøy skreddersydd for enten å lese eller skrive e-poster, og hjelpe deg med å strømlinjeforme arbeidsflyten. I tillegg kan du tilpasse funksjonene for å passe dine spesifikke behov, og sikre en mer personlig og effektiv e-postadministrasjonsopplevelse: |
Ferdigheter i lesepanel (for å analysere og svare på mottatte e-poster)
- Oppsummering: Få kortfattede sammendrag for raskt å forstå hovedpunktene i lange e-poster.
- Svar: Bruk AI for effektive og detaljerte svar på e-poster. (Støtter å trekke på sendte e-poster for relevant informasjon.)
- Hurtig Svar: Presenterer forskjellige svaralternativer og genererer et svar basert på den valgte retningen. (Støtter å trekke på sendte e-poster for relevant informasjon.)
- Takk Svar: Generer et kortfattet takkebrev for å hjelpe deg raskt å uttrykke takknemlighet.
- Oversette: Oversett innkommende e-poster umiddelbart til ditt foretrukne språk, og sikrer sømløs kommunikasjon.
- Analyser: Analyser den emosjonelle tendensen til e-postinnholdet for å hjelpe deg med å finne ut om følelsen er positiv, negativ eller nøytral.
- Pakk: Trekk ut strukturert informasjon som navn, steder, datoer og beløp fra e-posten for å hjelpe deg raskt å forstå nøkkeldata i innholdet.
- Tilpassede ferdigheter : Lag dine egne ferdigheter ved å tilpasse rollemeldinger, kommandoprompter og legge til flere alternativer for å møte dine unike behov for e-postbehandling.
Ferdigheter i skrivepanel (for å komponere og avgrense utgående e-poster)
- komponer: Bruk AI-hjelp for å akselerere e-postutformingsprosessen med tilpassede forslag.
- polsk: Forbedre e-postutkastene dine automatisk for grammatikk, tone og stil, og sikrer en profesjonell finish.
- Fortsett å skrive: La AI gi kontekstbaserte forslag og kompletteringer for å hjelpe deg med å fortsette å skrive utkast.
- Oversette: Oversett enkelt e-postutkastene dine til andre språk, og gjør dem klar for et globalt publikum.
- Trykk her: Kontroller og korriger stave- og grammatikkfeil i e-posten for å sikre språknøyaktighet.
- Expand: Utvid nøkkelinformasjonen i e-posten og gi detaljerte forklaringer for et mer omfattende innhold.
- Foreslå: Gi forslag til logiske forbedringer eller sensitivt innhold gjennom logisk analyse eller innholdsgjennomgang.
- Tilpassede ferdigheter : Lag dine egne ferdigheter ved å tilpasse rollemeldinger, kommandoprompter og legge til flere alternativer for å møte dine unike behov for e-postbehandling.
Hvorfor velge Kutools AI for Outlook?
I dagens hektiske digitale verden er effektiv kommunikasjon nøkkelen. Kutools AI utnytter banebrytende AI-teknologi for å sikre at e-postene dine ikke bare blir lest, men følt, forstått og verdsatt. Det handler om å heve e-postspillet ditt, og gjøre hver interaksjon mer meningsfull og virkningsfull. Enten du administrerer en flom av daglige e-poster eller fokuserer på den ene kritiske meldingen, Kutools AI er din strategiske partner, og sikrer at du holder deg i forkant i kommunikasjonsspillet. Her er noen av hovedfordeler Det Kutools AI tilbyr:
⏰ Tidsbesparende automatisering: Automatiserer rutinemessige e-postoppgaver, for eksempel e-postsammendrag og raske svar, og frigjør tid til viktigere oppgaver og øker den generelle produktiviteten.
🌐 Allsidig AI-integrasjon: Kutools AI støtter et bredt spekter av AI-plattformer, inkludert OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI og SenseNovaAI, noe som gir deg fleksibiliteten til å velge den beste AI-modellen for nøyaktig og effektiv e-postbehandling.
🖥️ Brukervennlig grensesnitt: Har et intuitivt grensesnitt som er lett å navigere, noe som gjør det enkelt for brukere på alle tekniske nivåer å forbedre e-postadministrasjonen og kommunikasjonen.
🌓 Dual Mode-funksjonalitet: Kutools AI tilbud Manuell modus og Auto Mode. I Auto-modus genereres oppgaver som e-postsammendrag og raske svar automatisk. Bytte mellom moduser er sømløst med ett enkelt klikk, slik at du kan tilpasse verktøyet til å passe arbeidsflyten din.
???? Egendefinerte ferdigheter: Tailor Kutools AI til dine spesifikke behov for e-postbehandling ved å lage dine egne ferdigheter. Tilpass rollemeldinger, kommandoprompter og tilleggsalternativer for å sikre at AI fungerer akkurat slik du vil ha det, noe som gir maksimal fleksibilitet og effektivitet i håndteringen av e-postene dine.
📚 Læring om e-posthistorikk: Når du genererer svar, Kutools AI bruker dine tidligere e-postinteraksjoner (når du har lagt til historikk-e-poster) for å gi kontekstbevisste svar, og tilbyr presise svar basert på tidligere diskusjoner. Over tid blir svar mer nøyaktige og skreddersydd for kommunikasjonsstilen din for personlig tilpassede interaksjoner.
???? Språkoversettelsesevner: Bryter ned språkbarrierer med sofistikerte modeller for nøyaktige oversettelser, noe som gjør global kommunikasjon enkel.
⚙️ Sømløs integrasjon med Outlook: Den er designet eksklusivt for Outlook, og forbedrer e-postopplevelsen din i det kjente miljøet, og sikrer en intuitiv og effektiv arbeidsflyt.
✏️ Forbedret klarhet og profesjonalitet: Bruker avanserte språklige modeller for å optimalisere e-postene dine, og garanterer klarhet og profesjonalitet i hver melding du sender.
🔐 Forbedret personvern og sikkerhet: Bruker de nyeste krypterings- og sikkerhetsprotokollene for å sikre at e-postdataene dine er beskyttet, noe som gir deg trygghet i kommunikasjonen din.
Hvordan konfigurere Kutools AI for Outlook for forbedret e-posteffektivitet?
Forvandle e-postopplevelsen din med Kutools AI er bare noen få skritt unna. Her viser vi deg trinn-for-trinn-guiden for hvordan du setter opp Kutools AI i Outlook.
Trinn 1: Installer Kutools AI
Naviger til laste siden for å laste ned og installere Kutools for Outlook å få Kutools AI.
Trinn 2: Aktiver Kutools AI
1. Etter installasjon Kutools for Outlook, gå til Kutools kategorien, og klikk AI.
2. Den Kutools AI-veiledning dialogboksen dukker opp. Det introduserer ferdighetene som Kutools AI tilbud. Klikk på neste knappen for å fortsette.
3. Den Vilkår for bruk vil dukke opp. Klikk neste.
- For å lære hvordan du får tak i en API-nøkkel fra en spesifikk AI-leverandør, klikk på den tilsvarende Lær hvordan du opererer lenke i dialogboksen ovenfor for å besøke opplæringssiden.
- For å opprette en konto og få API-nøkkelen din fra en spesifikk leverandør, klikk på Få API-nøkkel nå lenke ved siden av OpenAI, GoogleAI, DashScopeAI, BaiduAI, ZhipuAIeller SenseNovaAI i dialogboksen ovenfor.
- KutoolsAl anbefales da den integrerer avanserte Al-modeller som OpenAl og GoogleAl, og velger dynamisk den mest passende modellen for å håndtere forespørselen din basert på spesifikke behov. I tillegg kan du nyte 100 gratis bruk av alle AI-drevne funksjoner. Lær hvordan du får en KutoolsAI-nøkkel.
4. Nå kan du aktivere Kutools AI ved å velge en AI-leverandør og skrive inn tilsvarende API-nøkkel. Når du er ferdig, klikker du OK.
Etter å ha klikket OKden Kutools AI ruten vises på høyre side av Outlook-vinduet, som vist nedenfor. Fortsett å lese for eksempler på hvordan du bruker det!
Bruk Kutools AI i arbeidsflyten din med eksempler
I denne delen vil jeg lede deg gjennom to eksempler for hvert scenario: to eksempler på å analysere og svare på innkommende e-poster (ferdigheter i Lesepanel), og to til om å skrive og avgrense utgående e-poster (ferdigheter i Skrivepanel). Disse vil vise deg hvordan Kutools AI kan strømlinjeforme begge oppgavene og øke produktiviteten din:
|
E-postsammendrag: Trekker ut nøkkelpunkter fra lange meldinger
Du har nettopp åpnet innboksen for å finne en lang e-post fra en klient som beskriver ulike prosjektoppdateringer og forespørsler. I stedet for å vasse gjennom den tette teksten, kan du stole på Kutools AI's Oppsummering ferdighet. Når du åpner e-posten, genererer AI raskt et kortfattet sammendrag, som fremhever den mest avgjørende informasjonen. Dette lar deg raskt forstå hovedpunktene og prioritere de neste trinnene dine, sparer verdifull tid og sikrer at du ikke går glipp av viktige detaljer.
- på Kutools AI ruten, sørg for at du er i Lesepanel.
- Velg e-posten du vil oppsummere.
De Oppsummering boksen genererer automatisk et kortfattet sammendrag av e-postens hovedpunkter, som vist nedenfor:
- De Oppsummering ferdighet er i utgangspunktet satt til Auto Mode, der ferdigheter vil behandle hele e-posten etter at du har valgt den. Hvis du bare vil behandle en del av e-posten, merker du ønsket del og klikker på Regenerer ikonet i nedre venstre hjørne.
- For å bytte en ferdighet til Manuell modus, bare klikk på Bytte om knappen i øvre høyre hjørne av ferdighetsboksen.
- Etter å ha byttet til Manuell modusKlikk påGenerere knappen for å få resultater. Hvis tekst er valgt i en e-post, vil ferdigheten kun oppsummere det valgte innholdet; ellers vil den behandle hele e-posten.
Rask svar: Genererer øyeblikkelige, kontekstbevisste svar
I stedet for å bruke tid på å komponere et svar fra bunnen av, Kutools AI's Hurtig Svar ferdighet hjelper deg med å analysere konteksten til e-posten og foreslår flere svargrunnlag for et detaljert svar.
- på Kutools AI ruten, sørg for at du er i Lesepanel.
- Velg e-posten du vil svare på. De Hurtig Svar ferdighet vil automatisk generere flere svar grunnlag som vist nedenfor.
Tips:
- Hvis du velger tekst i en e-post, vil den svare på det valgte innholdet. Ellers vil den svare på hele e-posten.
- Hvis ingen av svargrunnlaget er egnet, kan du klikke på "Ikke egnet?" link og skriv inn ditt eget ønskede grunnlag.
Velg ett av svargrunnlaget for å generere et svar.
- Klikk på Svar knapp. Svaret vil bli satt inn i e-postutkastet, klart for deg å se gjennom, redigere og sende.
Skrive e-post: Lage innledende meldinger med AI-veiledning
Når du trenger å følge opp en klient etter et møte, men ikke er sikker på hvordan du skal starte, Kutools AI's komponer ferdigheter trer inn, og tilbyr kontekstbaserte forslag for å hjelpe deg med å lage budskapet ditt. Når du gir Kutools AI med nøkkelpunkter foreslår den setninger og strukturer som er skreddersydd for dine behov, slik at du raskt kan lage en profesjonell og tydelig e-post.
- på Kutools AI ruten, sørg for at du er i Skrivepanel.
- på komponer boksen, skriv inn nøkkelpunktene og klikk på Generere knapp.
- Klikk innfelt for å legge til det genererte utkastet i e-postteksten.
Fortsett å skrive e-post: Fortsett der du slapp
Du begynte å utarbeide en detaljert e-post, men midtveis ble du avbrutt og måtte la den være uferdig. Når du kommer tilbake, Kutools AI's Fortsett å skrive ferdigheten er klar til å hjelpe deg med å fortsette der du slapp. AI vurderer konteksten til det ufullstendige utkastet ditt og gir forslag for å fortsette og fullføre meldingen.
Fortsett å skrive ferdigheten fungerer slik: Når du starter et svar på en e-post i innboksen din, Lesepanel bytter automatisk til Skrivepanel. Når du begynner å skrive svaret ditt, Fortsett å skrive ferdighet fortsetter automatisk utkastet for deg. Når innholdet er generert, klikker du på innfelt for å raskt sette den inn i utkastet.
- Du kan også bruke hurtigtasten Ctrl + ~ for å sette inn det genererte innholdet i utkastet.
- Under genereringsprosessen, hvis du ikke vil at innholdet skal genereres, kan du klikke på Stopp knapp.
- De Fortsett å skrive ferdighet er satt til Auto Mode som standard. Hvis du foretrekker å manuelt kontrollere når ferdigheten fortsetter med utkastet, klikk på bryterknappen å endre det til Manuell modus.
Forvandle Kutools AI til din personlige assistent
Fra å legge til og tilpasse ferdigheter til å gjøre AI i stand til å lære av e-posthistorikken din, kan du optimalisere Kutools AI å bli din personlige assistent. Med disse funksjonene vil du motta mer nøyaktige, kontekstbevisste svar og ha muligheten til å finjustere AIs ferdigheter for å passe dine spesifikke behov.
- Tilpasset og legg til ferdigheter for personlig bruk
- Skreddersy svar med innsikt fra e-posthistorikk
- Kontroller manuelle/automatiske moduser og tilpass skjermpreferanser
Tilpasset og legg til ferdigheter for personlig bruk
Ved bunnen av Kutools AI rute, det er en Skill Library Management knappen, som åpner Skill Library Management dialogboksen når du klikker.
på Skill Library Management dialogboksen, kan du konfigurere ferdigheter for både Lesepanel og Skrivepanel:
- Plukke ut Lesepanel or Skrivepanel å administrere ferdighetene i det panelet.
- Merk av i boksen ved siden av en ferdighet for å aktivere den og vise den i Kutools AI rute. Fjern merket i boksen for å deaktivere ferdigheten og skjule den fra ruten.
- Velg en ferdighet for å tilpasse innstillingene, inkludert:
- Rollemelding: Styrer AI til å ta i bruk en bestemt oppførsel og stil.
- Ledetekst: Instruerer AI til å utføre en bestemt oppgave.
- Andre alternativer: Tillater ytterligere tilpasning, med muligheten til å legge til flere innstillinger ved å bruke Legg til alternativer knapp.
- Legg til en ny ferdighet ved å klikke på Legg til ferdighet knappen for å lage en skreddersydd for dine spesifikke behov.
- Husk alltid å klikke på Spar knappen etter å ha gjort endringer for å sikre at oppdateringene dine blir tatt i bruk.
- Du kan dra dine ofte brukte ferdigheter til toppen av Ferdighetsliste for enklere tilgang i Kutools AI ruten.
- Etter å ha klikket på Legg til ferdighet knappen, vil en dialogboks dukke opp, der du kan navngi ferdigheten og velge en mal, som gir en forhåndsinnstilt struktur for å enkelt konfigurere den nye ferdigheten.
- Hvis du redigerer en ferdighet og vil gjenopprette den til de opprinnelige innstillingene, kan du holde musepekeren over ferdigheten og velge Tilbakestill knapp.
- Det er flere alternativer tilgjengelig fra rullegardinmeny: du kan Import, Eksporteller Tilbakestill de Ferdighetsbibliotek.
Skreddersy svar med innsikt fra e-posthistorikk
Svar ferdigheter i Kutools AI støtte læring fra historiske e-postsamtaler. Ved å lage en lokal database som lagrer tidligere e-postdata, kan AI analysere tidligere kommunikasjon, og øke nøyaktigheten og kontekstuelle relevansen til svarene for mer presise, kontekstbevisste svar.
Du kan legge til historiske e-poster manuelt i Email Learning. Eller aktivere funksjonen for automatisk tillegg slik at e-poster umiddelbart legges til i Email Learning etter sending, noe som hjelper Al-systemet til å lære og tilpasse seg bedre.
Manuell legg til
1. Klikk E-postlæring knappen i Svar or Hurtig Svar boksen i Kutools AI ruten.
2. Klikk Manuell legg til knapp.
3. I popup-vinduet Manuell legg til dialogboksen, velg e-postene du vil lære og klikk OK.
- Å velge alle e-poster til en konto, merk av i avmerkingsboksen før kontoen.
- Å velge e-poster én etter én, merk av i avmerkingsboksen før en e-post.
- Å velge e-poster fra den siste månedenKlikk på E-post fra siste måned kobling.
- Å velge e-poster fra det siste åretKlikk på E-post fra det siste året kobling.
4. En dialogboks dukker opp for å minne deg på antall e-poster som må læres. Klikk Ja.
5. En annen dialogboks dukker opp for å minne deg på antall e-poster som har blitt lært. Klikk OK.
Auto Legg til
Klikk på E-postlæring knappen i Svar or Hurtig Svar boksen i Kutools AI ruten, og gjør deretter som følger.
- Sjekk Auto Legg til avkrysningsruten.
- Velg e-postkontoene ved å merke av i avmerkingsboksen ved siden av hver adresse, slik at e-poster sendt fra dem automatisk legges til i Email Learning.
- Klikk på Spar knapp.
- Etter at e-postene er lagt til e-postlæring, kan du se antall samtaler som ble lært totalt i øverste høyre hjørne av E-postlæring dialogen.
- Uansett om du velger det legge til manuelt or automatisk legge til e-poster til Email Learning, bare e-poster fra Sendte elementer mappen vil bli lært. I tillegg lærer Kutools AI bare fra e-poster som er en del av en samtale med frem-og-tilbake-dialog. E-poster som sendes ut uten å være en del av en svarkjede vil ikke bli inkludert i læringsprosessen.
Kontroller manuelle/automatiske moduser og tilpass skjermpreferanser
Kutools AI lar deg tilpasse driften og det visuelle grensesnittet for å passe dine individuelle preferanser og arbeidsflyt:
- Noen ferdigheter er i utgangspunktet satt til Auto Mode, mens andre opererer i Manuell modus. For å bytte mellom manuell og automatisk modus for en spesifikk ferdighet, klikker du bare på Bytte om knappen i øvre høyre hjørne av ferdighetsboksen.
Her er et skille mellom automatiseringsferdighetene i Lesepanel og Skrivepanel:
- Lesepanel: Ferdigheter satt til Auto Mode vil automatisk kjøre hver gang en ny e-post byttes til.
- Skrivepanel: Ferdigheter i Auto Mode vil kjøre automatisk når utvalget i utkastet endres, bortsett fra ferdigheten "Fortsett å skrive", som bare kjøres når selve innholdet endres.
Tips:- Etter å ha byttet en ferdighet til Manuell modusKlikk på Generere knappen for å få resultater. Hvis tekst er valgt i en e-post, vil ferdigheten kun behandle det valgte innholdet; ellers vil den behandle hele e-posten.
- In Auto Mode, vil ferdigheter behandle hele e-posten etter at du har valgt den. Hvis du bare vil behandle en del av e-posten, merker du ønsket del og klikker på Regenerer ikonet i nedre venstre hjørne.
- Du kan tilpasse skjermen ved å velge enten Enkeltsidevisning å se alle ferdigheter i Kutools AI rute med en gang, eller Fanevisning å organisere ferdigheter i separate faner.
Tips for å maksimere effektiviteten til Kutools AI
Her er noen tips og triks for bruk Kutools AI i Outlook:
Hva du raskt kan kontrollere og få tilgang til i Kutools AI-panelet
|
Hva du kan gjøre med generert innhold i en ferdighetsboks
|
Beste praksis for optimalisering av Kutools AI
- Gjør deg kjent med alle ferdigheterBruk litt tid på å utforske hver ferdighet til Kutools AI for å forstå dens evner og hvordan den best kan betjene dine behov.
- Tilpass innstillinger for personlig brukSkreddersy innstillingene for rolleprompt og kommandoprompt i hver handlingsfane for å samsvare med kommunikasjonsstilen og -preferansene dine. Denne tilpasningen lar AI levere mer personlig og effektiv assistanse.
- Oppdater kunnskapsdatabasen regelmessigEnten manuelt eller automatisk, hold kunnskapsdatabasen oppdatert for å forbedre AIs forståelse av kommunikasjonsstilen din og forbedre relevansen til svarene.
- Se gjennom AI-generert innholdGjennomgå alltid og muligens juster AI-genererte svar, sammendrag eller oversettelser før du sender dem ut. Dette sikrer nøyaktighet og opprettholder kvaliteten på kommunikasjonen din.
- Hold deg informert om oppdateringerHold øye med oppdateringer og nye ferdigheter lagt til Kutools AI for å kontinuerlig forbedre effektiviteten din for e-postadministrasjon.
Beste kontorproduktivitetsverktøy
Nyheter: Kutools for Outlook lanseres Gratis versjon!
Opplev de helt nye Kutools for Outlook GRATIS versjon med 70+ utrolige funksjoner, din til å bruke FOR EVIGT! Klikk for å laste ned nå!
📧 E-postautomatisering: Autosvar (tilgjengelig for POP og IMAP) / Planlegg Send e-poster / Auto CC/BCC etter regler når du sender e-post / Automatisk videresending (avanserte regler) / Legg til hilsen automatisk / Del automatisk e-poster med flere mottakere i individuelle meldinger ...
📨 E-post Ledelse: Tilbakekall e-poster / Blokker svindel-e-poster etter emner og andre / Slett dupliserte e-poster / Avansert søk / Konsolider mapper ...
📁 Vedlegg Pro: Lagre batch / Batch løsne / Batch komprimere / Automatisk lagring / Automatisk frakobling / Automatisk komprimering ...
🌟 Grensesnittmagi: 😊 Flere vakre og kule emojier / Påminn deg når viktige e-poster kommer / Minimer Outlook i stedet for å lukke ...
👍 Ett-klikks Wonders: Svar alle med innkommende vedlegg / Anti-phishing-e-poster / 🕘Vis avsenderens tidssone ...
👩🏼🤝👩🏻 Kontakter og kalender: Batch-legg til kontakter fra utvalgte e-poster / Del en kontaktgruppe til individuelle grupper / Fjern bursdagspåminnelser ...
Innholdsfortegnelse
- Hva er Kutools AI for Outlook?
- Hvorfor velge Kutools AI for Outlook?
- Hvordan konfigurere Kutools AI for Outlook?
- Bruk Kutools AI i arbeidsflyten din
- E-postsammendrag
- Hurtig Svar
- E-postskriving
- Fortsett å skrive
- Gjør Kutools AI til din personlige assistent
- Tilpass og legg til ferdigheter for personlig bruk
- Skreddersy svar med innsikt fra e-posthistorikk
- Kontroller manuelle/auto-moduser og tilpass skjermpreferanser
- Tips for å maksimere effektiviteten til Kutools AI
- Raske kontroller og tilgang i Kutools AI-ruten
- Administrere generert innhold i en ferdighetsboks
- Beste praksis for bruk av Kutools AI