Oppsummer effektivt flere e-poster og generer en rapport i Outlook ved hjelp av AI

Oppsummer flere e-poster og generer en rapport i Outlook ved hjelp av AI

Forfatter: Sun Sist endret: 2024-08-14

Hvis de daglige oppgavene dine ofte innebærer å utveksle e-poster som dokumenterer arbeidet ditt, kan det være viktig å oppsummere disse e-postene over en bestemt periode. Å åpne hver e-post manuelt og kombinere informasjonen for en rapport er tidkrevende og utsatt for feil. For å møte dette behovet introduserer Kutools for Outlook funksjonen AI Summary. Dette verktøyet hjelper til med å strømlinjeforme arbeidsflyten din ved å bruke AI til raskt å oppsummere flere e-poster og generere en detaljert rapport direkte i Outlook, noe som gjør oppgaven mer effektiv og nøyaktig.

Høydepunkter av AI-sammendragsfunksjonen:

Bruk avansert AI-teknologi for å oppsummere innholdet i flere e-poster raskt.
Plukke ut forskjellige perioder for e-postsammendrag i henhold til dine behov, for eksempel i dag, i går, denne uken, denne måneden eller tilpasse tidsrommet.
Tilbud tre oppsummeringsstiler: presis, enkel og fokusert på høydepunkter. Og lar deg også tilpasse krav.
Sammendragsrapporter kan oversettes til 40 språk.
Støtter generere flere sammendrag samtidig, og du kan redigere det gjeldende sammendraget for å generere et nytt som bedre dekker dine behov.
De genererte sammendragene kan være kopiert, eksporteres som tekst- eller PDF-filereller brukes direkte som hovedteksten i en ny e-post.

Disse funksjonene gjør e-postoppsummeringsprosessen mer effektiv og fleksibel.

Bruken av AI-sammendragsfunksjonen

La oss se nærmere på hvordan du effektivt bruker AI-sammendrag-funksjonen.

Trinn 1. Aktiver Outlook.

Trinn 2. Klikk Kutools AI-fanen og velg Sammendragsfunksjon.

Trinn 3. I trinn 1 i vinduet Arbeidssammendrag:

Først velger du ønsket e-postsammendragsperiode. Det er to måter å angi perioden på:
Velg raskt en periode fra rullegardinmenyen.
Tilpass perioden etter behov.
Merknader: Du må velge "Custom" fra rullegardinmenyen først for å aktivere det tilpassede datoalternativet.
Deretter sjekker du mappene du ønsker å kompilere sammendragene fra.

Klikk neste for å gå til trinn 2 i vinduet Arbeidssammendrag.

Trinn 4. I trinn 2 i vinduet Arbeidssammendrag:

For det første, velg e-postene du vil oppsummere.
Deretter, velg oppsummeringsstil og språk.

Trinn 5. Start til oppsummering

Klikk på Start sammendrag knapp , og AI vil oppsummere e-postene som er oppført.

Hvis du ikke er fornøyd med det gjeldende sammendraget, kan du klikke på Oppsummering igjen knappen for en revidert versjon.

Alternativt, du kan gjøre endringer i det første sammendraget ved å legge til eller fjerne innhold, og deretter klikke Sammendrag igjen for å generere en forbedret versjon basert på endringene dine. Du kan fortsette å justere til du oppnår ønsket sammendrag.

Trinn 6. Bruk sammendraget

Klikk Kopier knapp for å kopiere sammendraget til utklippstavlen, og lim det deretter inn hvor du vil.
Klikk Eksport og spesifiser å eksportere gjeldende sammendrag til en mappe som en tekstfil eller pdf-fil.
Klikk på ny epost knapp , og et nytt meldingsvindu åpnes med sammendraget forhåndsutfylt i brødteksten. Du trenger bare å redigere avsender, mottakere og emne, og deretter klikke sent for å levere den oppsummerte e-posten.

Merknader

Klikk på Tilbake for å tilbakestille alternativene i siste trinn.
Hvis det er første gang du bruker AI-funksjoner, må du det konfigurere AI-innstillingene før du bruker sammendragsfunksjonen.